04/01/2025
Minsk NHAB copies “how to”
Below is a short guide in EN 🇬🇧to clarify the context of obtaining copies at National Historical Archive of Belarus Minsk (NHAB).
Русский 🪆 перевод - ниже.
One should take into account a number of matters.
1. Permanent legal restrictions
1.1. No commercial copies allowed from the material defined as “Especially valuable” (“Особо ценное”, ОЦ).
Particular files, inventories and even whole collections are classified by the archive as ОЦ.
This kind of archival materials can be studied in the reading room for a time limited to 5 days once per lifetime.
1.2. Damaged materials are not allowed for either copying or using in the reading room.
The material of a kind is expected to be recovered and digitised officially.
1.3. Scientifically unprocessed materials, materials in the pre-damaged condition, materials prepaid to the scheduled copying.
These files are to be processed or recovered later so to become available for any kind of use.
1.4. It is restricted to process own photographs of any archival materials in Belarus.
2. Temporary functional limitations.
2.1. No bulk copying allowed of a whole file (all the pages) due to an extreme overload of the archival staff. One can order a copy of only a part of pages by its’ specific numbers only. It is not related to a file already digitised by the archive.
The volume of any particular archival item isn’t always known by default. Archival staff doesn’t provide one with a total number of pages of any archival item.
2.2. An onsite researcher can sometimes discover the number of pages using the internal reading room catalogue which is dedicated only to church books (vital acts and parishioners lists).
It can be stated in the relevant inventory or it can be checked by an onsite inspection in the archival reading room.
3. Digitised materials.
This is the key point.
One can get digital copies without any additional obstacles and for a lower price in case the file is already digitised by the archive.
Now a real case with obtaining copies can go this way.
We are given the archival item ID is known.
First we can check if the item is digitised by the archive. Once the answer is positive copies can be ordered at the price of 1.6 BYN per a single image. The image (digital copy) usually contains only a single side of the archival page (e.g. page no.10 and pages no.10b (10-back) are two separate images).
The pages not digitised can be ordered at the price of 2.5 BYN / image.
Next we check if the number of pages is officially stated or known by any other source.
We should order only a part of the item these days. We can conduct two particular orders together summarising all the pages needed.
Once the order is posted we can get the archival response. It can be an invoice or it can be a negative response.
The negative one can refer to the limiting points described before: 1.1 1.2 1.3.
Once we have 1.1 (ОЦ), we can only perform an onsite manual study of the archival item, no copying allowed until the item would be fully digitised by the archive.
Outputs 1.2 and 1.3 lead to an undefined period of expectation for any status change.
***
RUS
Как получить копии в НИАБ Минск.
Перед заказом копий нужно учесть несколько аспектов.
1. Законодательные ограничения.
1.1. Материалы, отнесенные к категории ОЦ (“Особо ценные”), коммерческому копированию (по заказу исследователей) не подлежат. Такие материалы могут быть скопированы только целиком, официально архивом для страхового фонда (СФ) или фонда пользования (ФП).
Материалы ОЦ можно один раз заказать в читальный зал (ЧЗ) для непосредственного изучения не более чем на 5 дней.
1.2. Материалы ветхие, расшитые, пораженные грибком, плесенью не выдаются для использования вообще. Ни в копирование, ни в ЧЗ.
Такие материалы должны пройти реставрацию и далее официальное копирование архивом.
1.3. Не выдаются ни для какого использования (ЧЗ, копирование) материалы, не прошедшие научную обработку, а также материалы, подготовленные к плановому копированию.
Такие материалы должны изменить свой статус, и будут доступны к использованию.
1.4. В архивах Беларуси запрещено копирование (фотографирование) архивных материалов собственными средствами исследователей.
2. Временные технические ограничения.
2.1. НИАБ временно не принимает заказ копий архивных дел полностью, т.е. целиком. Принимаются заказы на копирование с указанием конкретных номеров страниц, и только частичное. Это не относится к делам, уже оцифрованным архивом.
Объем дела не всегда известен заранее. Персонал архива не сообщает объем дел.
2.2. Объем дела можно уточнить в описи, а также для церковных книг (метрические книги, исповедные росписи / списки прихожан) иногда указан во внутреннем каталоге читального зала. Архивные дела можно заказать в ЧЗ для непосредственного выяснения количества листов в них.
3. Копии архивных материалов, ранее оцифрованных архивом, заказываются без дополнительных сложностей.
Теперь рассмотрим пример получения копий.
Возьмем ситуацию, когда архивный шифр (фонд-опись-дело) нам уже известен.
Сначала мы можем проверить, не оцифровано ли дело архивом ранее. Если это так, копии заказываются по цене 1.6 BYN за одно изображение. Одно изображение - это, обычно, половина разворота книги, один оборот, т.е., например, лист №10 или лист №10об.
Неоцифрованные материалы заказываются по цене 1.5 BYN за изображение.
Далее мы должны узнать объем книги или номера нужных листов.
В настоящее время возможен заказ копий только части дела. Для получения копий всех листов дела (дела целиком) необходимо направлять более одного заказа, каждый раз - частичного (части листов).
После получения заказа копий архив направляет ответ. Это может быть положительный ответ со счетом на оплату, или отрицательный ответ с пояснением, почему в копировании отказано (см. пункты 1.1-1.3).
Если выяснилось, что требуемый материал отнесен к категории ОЦ (п.1.1.), его можно только изучить в ЧЗ, и только в течение 5 дней.
Если материал не ОЦ, но при этом находится в проблемном состоянии (1.2-1.3), остается только ожидать изменения состояния дела - реставрации, научной обработки.
